Aanmaningsbrief / sommatiebrief

Een aanmaning sturen

Niets is vervelender dan klanten die niet op tijd betalen. Je herkent het ongetwijfeld: ondanks herhaaldelijke herinneringen betaalt die ene klant nog steeds niet. Als een debiteur verzaakt om te betalen, kan je diegene een aanmaningsbrief (ook wel een sommatie of ingebrekestelling) sturen. Deze brief geldt als laatste herinnering en is daarbij ook meteen een waarschuwing. Het is meestal een herinnering die je stuurt voordat je een ingebrekestelling verzendt en er vervolgens een incassobureau op zet of een boete geeft voor het niet op tijd betalen van de rekening.

Een aanmaningsbrief opstellen

Bij het opstellen van een aanmaningsbrief neem je bepalingen op die van toepassing zijn op de betalingsachterstand van een debiteur. Je geeft aan dat deze herinnering de laatste is voordat er verdere stappen worden gezet. Het is niet verplicht om de brief aangetekend te versturen, maar je doet er wel verstandig aan.

Wat staat er precies in?

Er is geen standaard betalingsherinnering omdat de inhoud afhankelijk is van de betaalafspraken die je op voorhand gemaakt hebt. We hebben daarom in ons voorbeeld alle juridische bepalingen voor je in een overeenkomst gezet en ruimte gegeven om de situatieafhankelijke omstandigheden zelf aan te vullen. De inhoud van de aanmaningsbrief is:

• Gegevens van de debiteur en crediteur
• Factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en bedrag
• Het feit dat er al meerdere betalingsherinneringen zijn verstuurd
• De termijn waarin de factuur betaald moet zijn
• IBAN, op naam van wie en onder vermelding van factuurnummer
• Consequenties voor het niet tijdig betalen van de factuur
• Welke partij de incasso oppakt

Jij hoeft alleen nog maar in te vullen wat in jouw situatie van toepassing is en je kunt de aanmaning vervolgens versturen.

Wanneer een sommatiebrief verzenden?

Het is gebruikelijk om een aantal herinneringen te sturen naar de debiteur. Dit om hem op te hoogte te stellen van de achterstallige betaling zonder meteen heel streng over te komen. Als deze herinneringen niet beantwoord worden, kan je overgaan op het sturen van een aanmanings- of sommatiebrief.

Is dit verplicht?

Bij vorderingen op consumenten is het verplicht, op ondernemers niet. Als iemand een betalingsachterstand heeft verstuur je eigenlijk altijd eerst herinneringen. Het kan namelijk geen onwil zijn geweest, maar bijvoorbeeld ontschoten zijn. Wordt hier niet op gereageerd? Dan ga je over op het verzenden van een aanmaningsbrief. Wil je na je herinneringen liever meteen een incassobureau of een advocaat erop zetten die zorgt dat het bedrag betaald wordt, dan is dat bij ook mogelijk.

Advies en ondersteuning

Je schaft ons dichtgetimmerde voorbeeld van een aanmaningsbrief eenvoudig aan als je iets naar boven scrollt. Kan jij wel wat advies gebruiken rond niet-betalende klanten of wil je meer weten over de gevolgen en bijbehorende wet- en regelgeving? Dan biedt ons TOPabonnement jou mogelijk uitkomst! Onze juristen kunnen je onder andere helpen met het opstellen of controleren van contracten, overeenkomsten en brieven zoals aanmaningen. Ook ondersteunen ze je op andere juridische gebieden, net waar je behoefte aan hebt. Lees meer over het TOPabonnement.